L’objectif de la formation des utilisateurs finaux est de leur permettre de travailler mieux et plus efficacement. Former les autres, c’est y consacrer du temps, alors que nous sommes souvent très occupés. Mais parfois, si nous sommes très occupés, c'est parce que les gens ont des questions d'utilisation qu'ils n'auraient pas eues ou des problèmes qui n'auraient pas surgi si nous les avions mieux formés. La formation est donc un investissement en temps, mais un investissement qui rapporte. Premièrement, les utilisateurs seront plus efficaces. Deuxièmement, à moyen terme, nous serons moins sollicités, ce qui nous laissera plus de temps pour d'autres choses. Il faut former les gens à avoir de moins en moins besoin de nous, à être de plus en plus autonomes. Nous ne devrions pas avoir peur de cela.
Les utilisateurs finaux sont nos clients. Ils sont là pour faire progresser la traduction de la Bible et nous sommes là pour eux. Nous devons nous assurer qu’ils puissent travailler dans les meilleures conditions possibles. L'informatique est un outil, mais il faut savoir l'utiliser pour qu'il nous fasse gagner du temps. L'objectif de la formation est d'aider les gens à tirer le meilleur parti de la technologie dans leur travail, de les perfectionner et de les responsabiliser. Cela réduira les erreurs et augmentera l’efficacité. C’est une valeur ajoutée pour l’organisation.
Voici quelques exemples de domaines dans lesquels former les gens :
- l'aspect matériel de l'équipement : identifier les différentes pièces, comment le manipuler avec précaution, comment effectuer la maintenance de base
- le système d'exploitation : gestion des fichiers, stockage
- les logiciels utiles à l'organisation : logiciels métiers, visioconférence par Zoom, Skype ou Meet
- Google Workspace : agendas, Drive personnel et partagé, e-mails
- Internet : qu'est-ce que c'est, comment rechercher des informations, comment ajouter des favoris
Il est également important de former les utilisateurs à la sécurité informatique. La meilleure sécurité peut être compromise par des utilisateurs mal formés. Nous examinerons les menaces pour les familiariser avec les risques, l'importance de bons mots de passe, les gestionnaires de mots de passe, l'installation de correctifs, les sauvegardes (y compris dans les logiciels LT).
De manière générale, tout effort de formation doit être discuté avec le département des ressources humaines et la direction. Ces départements doivent comprendre l’importance de la formation et soutenir ces initiatives. Il faudra déterminer ensemble quand et comment la formation devra être dispensée. Les ressources humaines devraient soutenir l’importance de la formation avec des informations officielles.
Une fois les modalités choisies, on peut imaginer des emails de sensibilisation réguliers. Veuillez consulter ici un lien vers un fichier Publisher contenant des conseils de sécurité que vous pouvez utiliser. Après avoir envoyé ces e-mails, vous pourrez rencontrer les utilisateurs pour discuter du contenu.
Quand et comment organiser la formation des utilisateurs ? Cela peut se produire lorsque les gens commencent leur mission de travail via une première orientation informatique. Cela peut être organisé lors d'ateliers de formation (regardez ici pour une présentation utile sur la façon de planifier et d'enseigner un atelier). Si la formation se déroule lors d’un atelier, il est important de bien diffuser le matériel et de disposer de supports de formation de qualité. Vous devez également comprendre votre public. Les niveaux d’utilisateurs peuvent être très différents et vous devez vous assurer que personne ne soit déçu par un contenu trop simple ou trop compliqué. Vous devez organiser votre contenu de manière logique, séquentielle et facilement digestible. Enfin et surtout, il est important de demander des retours aux participants pour améliorer constamment votre contenu et votre pratique. Veuillez jeter un oeil à cette ressource concernant les principes d'un apprentissage durable et construisez votre formation sur la base de ces recommandations.
La formation peut également se dérouler en auto-apprentissage via Google Class. SIL propose des cours de sensibilisation à la sécurité de l'information pour les utilisateurs finaux sur cours-connections.sil.org. Il est également possible de planifier des séances plus personnalisées, en tête-à-tête ou en très petits groupes.
Par exemple, réunissez les cadres supérieurs. Expliquez-leur qu’ils peuvent faire l’objet de phishing personnalisé. Assurez-vous qu’ils comprennent leurs responsabilités en ce qui concerne les données sensibles auxquelles ils accèdent. Les sensibiliser aux bonnes pratiques concernant l’utilisation des supports amovibles, etc.
Africa ICT Services a rassemblé du matériel de formation auprès des entités. Vous pouvez trouver ici un document avec les connaissances de base en informatique et une liste de sites Internet pour les formations de base. Vous pouvez trouver ici sont du matériel pédagogique utilisé pour la formation informatique chez iDelta. Ce Drive contient des ressources utiles pour former les utilisateurs sur Google Workspace (vous voudrez peut-être consulter ce webinaire de formation).