Google Workspace propose diverses applications Google pour faciliter le travail collaboratif. Vous disposez par exemple de Docs pour les rapports, la prise de notes de réunion, de Sheets pour les budgets et de Forms pour des enquêtes, des inscriptions à des événements, des bons de commande, pour recueillir des informations auprès de collègues et demander des autorisations pour un voyage… Vous trouverez ci-dessous quelques trucs et astuces pour Docs et Forms. Les mêmes fonctionnalités sont disponibles dans Sheets. Pour en savoir plus sur Sheet, regardez cette vidéo.

 

Google Doc 

Plusieurs utilisateurs peuvent modifier le fichier en même temps. Vous pouvez voir où les autres modifient en cliquant sur leur icône en haut du document. 

Il est possible de changer le mode d'édition en suggestion pour éviter de modifier le contenu. Vous pouvez ainsi faire des suggestions pour ajouter ou supprimer du contenu.

 

Les personnes disposant des droits d'éditeur pourront accepter ou rejeter les suggestions. Ils peuvent cliquer sur Outils\Réviser les modifications suggérées pour les consulter facilement.

Vous pouvez ajouter des commentaires au lieu de modifier. Cliquez sur Insérer un commentaire ou cliquez sur le raccourci dans la barre supérieure ou sélectionnez et cliquez avec le bouton droit sur un texte et choisissez Commentaire.

Dans le commentaire, vous pouvez attribuer une tâche à quelqu'un d'autre en tapant @adresseemailducollègue.

Si vous souhaitez consulter l'historique des commentaires, vous pouvez cliquer sur le raccourci Ouvrir l'historique des commentaires dans la barre supérieure. Vous pouvez définir quel commentaire afficher.

Si vous souhaitez consulter l'historique des fichiers, vous pouvez accéder à l'historique des versions dans le menu Fichier.

ou en cliquant sur le raccourci dans la barre supérieure (vous pouvez l'utiliser pour consulter les modifications récentes).

Il peut être pratique de donner un nom aux versions. 

Lorsque vous cliquez sur Voir l'historique des versions, vous obtenez une liste de toutes les versions, vous indiquant qui a modifié quelque chose.

Vous pouvez consulter la modification en parcourant la modification en haut. 

Si vous souhaitez restaurer une version donnée, cliquez simplement sur les trois points et choisissez Restaurer cette version

Notez que vous pouvez rendre le document disponible hors ligne si vous souhaitez continuer à le modifier dans votre navigateur lorsque vous êtes hors ligne.

Enfin dans Outils vous permet de dicter ce que vous souhaitez écrire dans votre document. Cela fonctionne plutôt bien. Essayez-le !

Pendant que vous travaillez sur le document, vous pouvez démarrer un Google Meet et présenter le fichier à d'autres personnes pouvant contribuer en temps réel.

Formulaires Google. 

Vous pouvez utiliser différents types de questions et y utiliser des images. 

La fonctionnalité d'aperçu vous permet de voir à quoi ressemble votre enquête.

Pour chaque question, vous pouvez décider si elle est obligatoire.

Vous souhaiterez peut-être utiliser des règles de validation en cliquant sur les trois points

. Par exemple, si vous demandez une adresse e-mail, vous pouvez rechercher le symbole @ dans le texte.

Vous pouvez décider de continuer vers d’autres sections en fonction des réponses des utilisateurs.

Après chaque section, vous pouvez décider de passer à d'autres sections.

Dans les paramètres, vous trouverez de nombreuses fonctionnalités intéressantes, comme le fait de décider de collecter ou non des adresses e-mail, d'envoyer aux utilisateurs finaux une copie de leur réponse, autoriser la modification des réponses, afficher la barre de progression, mélanger l'ordre des questions, activer et modifier le message de confirmation et d'autres paramètres utiles.

Il existe une différence entre l'ajout de collaborateurs au formulaire (qui consiste essentiellement à partager le formulaire avec d'autres personnes pour leur permettre de le réviser ou de le modifier) ​​et la publication du formulaire. 

Si vous souhaitez envoyer le formulaire à vos utilisateurs pour qu'ils répondent, cliquez simplement sur le bouton Envoyer (n'envoyez pas l'URL de modification du formulaire).

Vous voyez les résultats en affichant un résumé des réponses, en examinant les réponses à des questions spécifiques ou par répondants. Vous pouvez télécharger les réponses. 

Faites attention concernant qui a accès aux réponses, si elles sont sensées rester privées (si elles sont stockées dans un dossier partagé, vérifiez qui a accès ou limitez l'accès).

Aider les utilisateurs à résoudre les problèmes liés aux applications Google