Les groupes Google sont une fonctionnalité très utile que vous pouvez trouver dans vos applications Google en cliquant sur le lanceur d'applications.
Un groupe Google a trois objectifs principaux. Vous pouvez l'utiliser comme liste de distribution pour envoyer un e-mail à tous les membres en même temps. Vous pouvez l'utiliser comme boîte de réception partagée. Et enfin, vous pouvez utiliser un groupe pour accorder des autorisations dans Google Drive ou les Drive partagés.
La vue Mes groupes vous montre tous les groupes auxquels vous appartenez tandis que Tous les groupes répertorie les nombreux groupes que vous pouvez décider de rejoindre.
Selon les paramètres du groupe, il se peut qu'aucun groupe ne soit répertorié. Dans ce cas, vous avez besoin d’une invitation directe pour vous inscrire.
Pour l'utiliser comme liste de distribution, vous pouvez simplement copier l'adresse e-mail et la coller comme adresse de destination. Tous les membres recevront votre email. Notez qu'en général, seuls les membres du groupe sont autorisés à l'utiliser à cette fin (même si cela peut être modifié dans les paramètres). Les groupes peuvent également être utilisés pour inviter l'ensemble du groupe à un événement à l'aide de Google Agenda.
Si vous cliquez sur un groupe dans la liste des groupes auxquels vous appartenez, vous passez en mode boîte de réception partagée. Cette vue ressemble à un forum en ligne. Dans cette vue, vous pouvez voir une liste de tous les e-mails envoyés à ce groupe ainsi que toutes les discussions. C'est un moyen utile d'interagir en sachant que les autres verront l'historique des discussions.
Enfin, vous pouvez l'utiliser pour donner des autorisations, que ce soit dans Drive ou lorsque vous partagez un agenda Google, ou même lorsque vous souhaitez inviter tout le groupe à un Google Meet.
En passant, notez qu’il s’agit d’une manière intelligente d’accorder des autorisations. Parce que lorsqu'un utilisateur rejoint un groupe, il obtiendra automatiquement l'autorisation d'afficher tous les éléments auxquels le groupe a accès. S'ils quittent le groupe, ces autorisations seront automatiquement révoquées. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Veuillez noter que chez SIL et WGA, vous ne pouvez pas créer un groupe par vous-même. Au sein de SIL, vous devez demander aux Administrateurs Google pour en créer un pour vous. Cela dit, en fonction de votre rôle dans le groupe, vous pouvez modifier tous les paramètres. Voici les différents rôles
Les Membres ont des autorisations de base. Ils peuvent afficher et publier des conversations et afficher les membres.
Les gestionnaires peuvent faire tout ce que les propriétaires peuvent faire, sauf supprimer le groupe et créer un autre membre. Les propriétaires disposent de toutes les autorisations pour un groupe, y compris les trois autorisations répertoriées ci-dessus et l'exportation de messages de groupe à l'aide de Google Takeout. Seuls les propriétaires et gestionnaires de groupe peuvent modifier les paramètres d’un groupe.
Ce n'est que si vous êtes un manager ou un membre que vous pouvez voir la roue crantée et voir l'icône "ajouter des membres" pour le groupe, sinon vous pouvez uniquement quitter le groupe ou l'ajouter aux favoris.
Si vous avez au moins un rôle de gestionnaire, vous pouvez modifier de nombreux paramètres, notamment le message de bienvenue, les réponses automatiques, qui peut voir et rejoindre le groupe, qui peut afficher ou gérer les membres et publier des messages et bien d'autres paramètres. L'un d'eux vous permet d'activer le mode Modération pour choisir si quelqu'un doit modérer les messages avant leur livraison.
Si vous n'êtes qu'un membre, vous pouvez toujours modifier votre abonnement au groupe en cliquant sur Mes paramètres d'adhésion et en décidant comment être averti des publications entrantes.
